Hamburg, 03. August 2020 – Geschäftsreisen bleiben die Ausnahme: Der Infektionsschutz wiegt weiterhin schwer im sog. Travel Risk Management, so dass Meetings vor Ort weiterhin selten bleiben. Dies geht aus aktuellen Reiseempfehlungen hervor. Auch der anhaltende Trend zu Home Office weist darauf hin, dass viele Firmenangehörige in punkto Mobilität eher zurückhaltend bleiben. In der Hotellerie und Tagungswirtschaft hofft man derweil auf hybride Veranstaltungskonzepte: Reduzierte On-Site-Meetings mit Videoübertragung an Business Communities. Funktioniert das?
Marktprimus KFP setzt mit “MeetSafe” auf die Kombination von analogen und digitalen Meeting-Elementen. Newcomer wie WeFrame bestechen mit smarter Technologie für Videokonferenzen – zwischen Tagungsräumen in Partnerhotels und Home Office der zugeschalteten Teilnehmer. Entscheidend für den Erfolg dieser Konzepte ist die Bereitschaft der Tagungsgäste, sich auf diese Exerimente einzulassen.
Für das Tagungsmanagement in der Hotellerie ergeben sich diese Leitlinien, um im noch sehr jungen Segment der hybriden Tagungen reüssieren zu können:
- Welcher Technologie-Partner kann innovative, smarte Videokonferenz-Technik zu a) fairen Preisen, b) verlässlich, c) mit echten Mehrwerten zur Verfügung stellen?
- Ist das hauseigene Bankettmanagement / Sales auf Fachfragen zu digitalen Themen rund um Videokonferenzen vorbereitet? Wie stark ist der persönliche Digitalisierungsgrad der Hotelmitarbeiter?
- Lassen sich Meetingvorbereitung und Arbeitsprozesse on-site und digital minutiös vorplanen?
- Ist die Internet-Bandbreite kurzfristig ausbaubar?
- Wie homogen ist die Veranstaltungsplanung des Tagungskunden hinsichtlich Stringenz, Spannungskurve, digitalen Inhalten und Moderation?
- Wie genau lässt sich die Digitalbereitschaft der Teilnehmer (des Tagungskunden bzw. der Business Community) einschätzen? Welche digitalen Tools, z.B. zur Interaktion und Gamification, sind einsetzbar?
Zu empfehlen ist je hybriden Tagungsprojekt eine Stärken-schwächen-Analyse: Vorkenntnisse, Erfahrungen und Zielsetzungen in punkto Digitalisierung. Dies lässt sich im Vorfeld eine Tagungsplanung per Onlinebefragung evaluieren – idealerweise einfach und bequem per Chatbot.
Digitale Tagungskompetenz ist eine neue Herausforderung im Hotelmanagement: Auf- und Ausbau von detaillierten Fachkenntnissen in Videokonferenzen, digitalen Präsentationen und Datenmanagement (Präsentationen und Videos in der Cloud) als Dienstleistungs-Ersatz für reduziertes Tagungsraum-Management vor Ort (Bestuhlung) und F&B-Management on-site. Wer dies mit agilen Teams gewitzt und vermarktungsstark auf den Markt bringen kann, wird beim neuen Rennen um digitale Tagungsteilnehmer vorne dabei sein.